22
Nov

Belang van interne en externe communicatie –
Importance of internal and external communication

Food Process Vakblad page 28 | November, 2018 | by Karin Blacow.

 

In the past few weeks I have led and participated in group workshops. One thing stood out to me time after time: how important and undervalued communication (still) is. How often do we really step into someone else’s shoes? How often does an engineer step out to the production floor to clean a newly designed or purchased piece of equipment to truly experience its sanitation challenges? How often is a sanitation employee involved in the design stage? Does a sanitor really understand the complexity of designing? Communication should be central and is essential for success.

Read the full article in Dutch…

 

De voorbije weken heb ik opgetreden als leider en deelnemer van workshops met groepen. Eén ding viel mij telkens weer op: hoe belangrijk en onderschat communicatie (nog steeds) is. Hoe vaak bekijken we daadwerkelijk iets vanuit de ogen van een ander? Hoe vaak gaat een engineer de vloer op om een aangekochte of ontworpen machine schoon te maken en te ervaren waar de moeilijkheden liggen? Hoe vaak beslist de schoonmaakverantwoordelijke mee over ontwerpen? Begrijpt deze persoon daadwerkelijk hoe complex het ontwerpen is? Communicatie hoort centraal te staan en is essentieel voor succes.

HYGIENISCH ONTWERP NIET MOGELIJK ZONDER COMMUNICATIE?

Voor het schrijven van deze column bekeek ik waarover ik de afgelopen twee jaar heb geschreven in dit vakblad. Ik herlas mijn eigen woorden over hygiënisch ontwerp, periodiek diep reinigen, schoonmaakinspecties en interventie na projecten of onderhoud. Bij al die onderwerpen staat communicatie centraal.
In 2016 schreef ik over hygiënisch ontwerp. Hygiënisch ontwerpen betekent communiceren met alle disciplines: machinebouwers, experts op het gebied van materialen, chemicaliën, onderdelenleveranciers, interne afdelingen zoals onderhoud, kwaliteit, hygiëne en noem maar op.

 

Als we dan het beste uit het ontwerp hebben gehaald, zijn er vaak nog steeds delen die niet schoon te maken zijn zonder demontage. Daarom schreef ik begin 2017 over het periodiek diep reinigen van machines. Ook hierbij is communicatie tussen de betrokken partijen belangrijk; vooral tussen de schoonmaakverantwoordelijke, de kwaliteitsverantwoordelijke en onderhoud, voor assistentie bij (de) montage.

 

 

 

COMMUNICATIE EN OPTIMALE SCHOONMAAK

Ook in de columns over schoonmaakprocedures en schoonmaakinspecties staat communicatie centraal. Met een schoonmaakprocedure als communicatietool zorg je ervoor dat diegene die schoonmaakt exact weet waarop te letten, wat te gebruiken, hoe deels te demonteren … Kortom: een schoonmaakprocedure is een vorm van communicatie.
Wanneer we dan inspecties uitvoeren om zeker te zijn dat de opgezette procedures daadwerkelijk effectief zijn en correct worden uitgevoerd, communiceren we met elkaar over de resultaten, om correcties door te voeren of om verder te verbeteren.
Begin dit jaar schreef ik over schoonmaakinterventie na projecten en onderhoud, en ook hier is communicatie een belangrijk onderdeel. Denk hierbij maar aan de planning wanneer projecten of onderhoud plaatsvinden en de afstemming met de afdelingen kwaliteit en schoonmaak, zodat ook hier rekening gehouden kan worden met wat komen zal.

 

 

COMMUNICEREN OVER ALLERGENEN

In mijn nieuwste column in mei schreef ik tot slot over allergenen, een groeiende uitdaging voor de industrie. Externe communicatie over allergenen is nodig naar de consument toe, alsook intern met de productie-, kwaliteits- en schoonmaakafdelingen.

 

 

BEWUSTZIJN EN BEGRIP CREEREN

Een definitie van communicatie is “Een proces van informatie-uitwisseling, waarbij er altijd sprake is van een zender, een boodschap en een ontvanger.” Ik vind dat een van de mooiste definities van communicatie wordt gehanteerd door de Groningse hoogleraar communicatie Gisela Redeker: “Communicatie is het scheppen van gemeenschappelijke betekenis.”
Kortom: door middel van communicatie intern met verschillende afdelingen en extern met bijvoorbeeld machinebouwers, toeleveranciers en klanten, kunnen we bewustzijn en begrip creëren. Bewustzijn voor de verschillende zienswijzen, begrip voor bepaalde keuzes en waarom die belangrijk zijn. Door dingen op tafel te leggen en te bespreken, kan je dingen niet meer ‘niet weten’ en maak je andere beslissingen. Samen creëer je dan gemeenschappelijke betekenis.
Communicatie leidt tot een betere planning en heeft uiteindelijk een positieve invloed op de voedselveiligheid, doordat er een betere samenwerking is tussen verschillende disciplines en bedrijven.

Karin Blacow - CFS Food Safety Specialist

Karin Blacow is werkzaam bij Commercial Food Sanitation, ‘an Intralox company’. Als foodsafetyspecialiste komt zij wekelijks over de vloer bij voedselverwerkende bedrijven. In deze column deelt zij haar ervaringen en juist dié zaken die volgens haar het verschil maken als het gaat om voedselveiligheid.

Karin Blacow works at Commercial Food Sanitation, an Intralox company. As Food Safety Specialist, Karin visits food manufacturers on a weekly basis. In her column she shares her experiences and specifically those items that she feels will make a difference when it comes to food safety.